Questa guida offre indicazioni pratiche e sintetiche su come presentare correttamente la richiesta di convocazione dell’assemblea condominiale, a chi rivolgerla e quali elementi non possono mancare nella comunicazione, nel rispetto del regolamento e della normativa vigente. Scopo del testo è chiarire i passaggi formali — contenuto della richiesta, modalità di invio, soggetti legittimati — per favorire una convocazione tempestiva e trasparente, tutelando i diritti dei condomini e semplificando l’organizzazione dell’incontro.
Indice
Come scrivere richiesta convocazione assemblea condominiale
La richiesta di convocazione dell’assemblea condominiale è un atto formale con cui uno o più condomini chiedono all’amministratore, o al presidente dell’assemblea se previsto, di fissare una riunione dell’assemblea per discutere e deliberare su determinati argomenti. Deve essere redatta in modo chiaro e completo affinché l’amministratore possa prenderla in carico e per evitare contestazioni sulla sua validità: in primo luogo occorre identificare con precisione il soggetto che la presenta, riportando nome, cognome, indirizzo, eventuale recapito telefonico o e‑mail e l’indicazione dell’unità immobiliare di cui è proprietario o comproprietario; se la richiesta è collettiva, è opportuno allegare l’elenco dei firmatari con l’indicazione della percentuale di millesimi o della quota di proprietà che ciascuno detiene, insieme a documentazione che ne attesti la titolarità (ad esempio una visura catastale o copia dell’atto di acquisto), così da dimostrare la legittimazione a presentare la richiesta. Deve seguire l’esposizione delle ragioni per cui si chiede la convocazione, con una descrizione circostanziata degli argomenti da inserire all’ordine del giorno; è importante che ciascun punto sia formulato in modo preciso e non generico, perché il contenuto dell’ordine del giorno delimita gli argomenti che potranno essere discussi e deliberati durante la riunione. Alla richiesta vanno allegati tutti i documenti utili a illustrare le questioni proposte, come relazioni tecniche, preventivi, fotografie o altre prove, in modo che l’amministratore e gli altri condomini possano prendere conoscenza del materiale prima dell’assemblea; se si propone una proposta di deliberazione concreta, è consigliabile includere un testo proposto di delibera o una bozza di decisione. La forma e le modalità di trasmissione devono essere adeguate: la richiesta può essere inviata in forma scritta e sottoscritta, preferibilmente tramite raccomandata, PEC o consegna a mano con ricevuta, così da lasciare traccia dell’avvenuta consegna e della data; la sottoscrizione è essenziale per attribuire paternità all’atto e per eventuali contestazioni successive. È utile indicare una proposta di data, ora e luogo per l’assemblea o segnalare l’urgenza quando il tema richiede una tempestiva trattazione, tenendo conto delle eventuali previsioni del regolamento condominiale sulle modalità di convocazione. Infine la richiesta dovrebbe contenere l’esplicita richiesta che l’amministratore inserisca i punti proposti all’ordine del giorno e che notifichi la convocazione a tutti i condomini nei termini e con le modalità previste dal regolamento o dalla normativa vigente; se l’amministratore non provvede, gli interessati hanno la possibilità di rivolgersi alle autorità competenti per ottenere l’ordine di convocazione o altre misure previste dalla legge. Una redazione chiara, documentata e formalmente corretta aumenta le probabilità che la richiesta venga evasa rapidamente e riduce i margini di contestazione sulle successive deliberazioni.
Esempio di richiesta convocazione assemblea condominiale
Al Sig./Alla Sig.ra Amministratore/Amministratrice del Condominio ______________
Condominio sito in ______________
Indirizzo amministrazione: ______________
Oggetto: Richiesta convocazione assemblea condominiale
Il/La sottoscritto/a ______________, proprietario/a dell’unità immobiliare n. ______________ sita in ______________ (civico ______________, interno ______________), codice fiscale/partita IVA ______________, recapito telefonico ______________, e-mail/PEC ______________,
CHIEDE
la convocazione dell’assemblea condominiale del Condominio ______________, con convocazione da inviare ai condomini all’indirizzo/residenza/PEC in possesso dell’amministratore, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) ________________________________________________________________
2) ________________________________________________________________
3) ________________________________________________________________
4) ________________________________________________________________
5) ________________________________________________________________
6) Varie ed eventuali
Proposta di data e orario:
– Prima convocazione: data ______________ ore ______________
– Seconda convocazione (se necessaria): data ______________ ore ______________
Luogo di svolgimento assemblea: ______________
Modalità di partecipazione richiesta: ______________ (presenza in luogo indicato / partecipazione telematica / mista)
Si richiede altresì:
– l’invio, insieme alla convocazione, della relativa documentazione utile per la valutazione degli argomenti posti all’ordine del giorno (preventivi, rendiconti, planimetrie, regolamenti, contratti, ecc.) al seguente indirizzo e-mail/PEC: ______________ o al seguente indirizzo postale: ______________;
– la comunicazione della data di convocazione e del verbale di assemblea al seguente recapito: ______________;
– l’indicazione del termine entro il quale presentare eventuali deleghe o integrazioni all’ordine del giorno: ______________.
Motivazione della richiesta (breve descrizione dei motivi per cui si ritiene necessaria la convocazione): ________________________________________________________________
______________________________________________________________
Si precisa che la presente richiesta è effettuata da:
– singolo condomino: ______________
oppure
– numero di condomini: ______________ (elenco firme/quote allegato)
Allego alla presente: ________________________________________________________________
In attesa di cortese riscontro, porgo distinti saluti.
Luogo: ______________ Data: ______________
Firma: ______________
Firma altri condomini (se presenti):
1) Nome e cognome ______________ – Unità n. ______________ – Firma ______________
2) Nome e cognome ______________ – Unità n. ______________ – Firma ______________
3) Nome e cognome ______________ – Unità n. ______________ – Firma ______________