Scrivere una mail o una lettera in maniera formale non è assolutamente semplice. L’uso di vocaboli e locuzioni sbagliate possono pregiudicare il contenuto della nostra lettera. Ecco alcuni buoni consigli.

Una lettera o un’email devono sempre iniziare con un saluto, adatto al titolo dell’interlocutore. Un “salve”, “buonasera” o “gentile sig.” può introdurre il contenuto qualora non sia noto il “rango” del destinatario.

Se ci si rivolge ad un ente (o anche ad una segreteria o un’amministrazione), è corretto utilizzare la locuzione “spett.”, mentre se ci si rivolge ad una persona di alto rango, è più adatto un egregio.

In generale tuttavia il saluto dipende anche dal grado di formalità della lettera. Un’email (o lettera che sia) di solidarietà verso una persona pubblica, oppure di ringraziamento può essere più informale ed incominciare con un semplice “caro…” o “gentiliss.”.

Dopo il saluto è sempre necessario andare a capo, ed incominciare, se l’interlocutore non ci conosce, con una sintetica presentazione. In alternativa, se la lettera è di risposta, si può costruire una breve frase affermativa o negativa della richiesta che ci è stata fatta, approfondendo nel seguito.

E’ buon uso quello di rispettare i periodi grammaticali. Ogni 2-3 righe è preferibile saltare una riga per migliorare la leggibilità e non rendere noioso il contenuto, specie se lungo.

Per concludere è fondamentale inserire i saluti, che possono essere sinteticamente “saluti,” oppure più formalmente “nell’occasione porgo distinti saluti” o ancora “cordiali saluti”.
Come esempio è possibile vedere questo modello di lettera al sindaco su Documentiutili.com.

L’ultimo passo è la firma, che deve saltare di una riga rispetto al saluto e deve essere allineata a destra nelle lettere cartacee. Infine sotto la firma può essere utile inserire la propria posizione personale, se necessario.